外国人採用を成功させる方法とは？求人募集から雇用後の手続きまで徹底解説

外国人労働者が多い業界や企業

外国人労働者が多い産業TOP5は、下表の通りです（令和4年時点）。

外国人労働者が多い産業TOP5

※1：自動車整備業、職業紹介・労働者派遣業、その他の事業サービス業

参照：厚生労働省「『外国人雇用状況』の届出状況表一覧」[別表4]5ページ

上記は、大企業に限った話ではありません。むしろ下表から分かるように、中小企業も外国人労働者を積極的に採用しています。

事業所規模別の外国人労働者

参照：厚生労働省「『外国人雇用状況』の届出状況表一覧」[別表8]9ページ

外国人の採用活動は企業規模を問わず、国内全体で活発化しているといえるでしょう。

ハローワークなどの公的機関を利用する

2つ目が、ハローワークなどの公的機関を利用する方法です。ハローワークでは求人を無料で掲載できるほか、事前に申し込むと採用活動について外国人雇用管理アドバイザーへ相談できます。

参照：厚生労働省「外国人雇用管理アドバイザー」

実際、ハローワークにおける外国人向けの新規求人数は、2020年1月からの推移を見ると年々増加しています。

外国人向け新規求人数（在留資格別・月別）

参照：厚生労働省「外国人雇用の状況について（ハローワークの求職・就職・求人状況）」ハローワークにおける外国人向け新規求人数の推移9ページ

なお、前述した求人サイトと同様に、ハローワークにも外国人人材に特化した機関として設置されている「外国人雇用サービスセンター」があります。当センターは以下に挙げる4都市に設置されており、日本で就労を希望する外国人人材とのマッチングを支援してくれます。

ただし、公的機関では後述する人材紹介会社のように、採用後の手続きを代行してくれるサービスはありません。そのため、公的機関を通じて求人を募集する際は、各種手続きを社内で対応できるよう体制を整えておきましょう。

専門学校や大学に求人情報を掲載する

3つ目が、専門学校や大学などの教育機関へ求人掲載を依頼する方法です。特に、アルバイトや新卒採用を希望する外国人の学生を集めやすい傾向にあります。

日本語学校や留学生が多い大学などは、外国人のキャリア支援や就職ガイダンスをおこなっているケースも少なくありません。学校やキャリアセンターの協力を得られると、自社の求人情報を広く拡散できるでしょう。

しかしながら、教育機関によっては求人情報の掲載を断られる可能性があります。教育機関と良好な関係性を維持するためにも、事前にコンタクトを取り、求人情報の掲載可否を確認するようにしてください。

外国人雇用に特化した人材紹介会社を利用する

4つ目が、外国人雇用に特化した人材紹介会社の利用です。これらの人材会社は求める人物像を細かく指定できるため、精度の高いマッチングが可能になります。他にも、以下の事項に関してもサポートを受けられます。

外国人雇用に特化した人材紹介会社を利用することで、採用活動に関連する業務負担の軽減も期待できるでしょう。

書類選考・面接

応募者からの応募書類を受け取ったあとは、書類選考と面接を進めます。書類選考で確認する書類は、下表の通りです。

書類選考時に確認する書類

※2：日本に在留している外国人を雇用する場合

参照：出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q＆A）」外国人を雇用するに当たっての全般的事項Q1

在留カードでは、特に「求人を募集した業務に従事できるか」を確認しましょう。在留資格で認められた範囲外の労働をさせてしまうと、採用側の企業に罰則が下る可能性があるためです。在留カードの詳しい確認方法は、後述の「外国人材を採用する際の3つの注意点」を参考にしてください。

また、面接では以下の点に留意しましょう。

外国人人材が持つ多様性を尊重しつつ、法的リスクの有無などを見極めることが大切です。

内定・就労ビザの申請

外国人人材側と企業側の双方が労働条件や契約の内容に納得し、採用が決定した場合は、雇用契約書を作成します。雇用契約書は、就労ビザを申請する際に必要な書類です。

基本的に、雇用契約書は日本人の採用時と同じ要領で作成しますが、外国人は「書面の契約書」を重視する傾向が強い点に注意が必要です。採用後のトラブルを回避するためにも、雇用契約書には労働契約の期間や賃金規定だけでなく、自社の就業規則なども当人が把握できる言語で明確に記載しましょう。

採用した外国人がすでに日本に居住しており、就労ビザを持っている場合は「所属機関等に関する届出」を出入国在留管理庁に提出します。同書類は、在留資格を持つ本人が転職後14日以内に提出することが必要です。

参照：出入国在留管理庁「所属機関等に関する届出手続」

参照：出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」

また、海外に居住している外国人を日本へ呼び寄せる場合は、在留資格認定証明書の交付申請を進めます。同書類の手続きは、採用側の従業員が代理で提出することも可能です。

参照：出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q＆A）」外国人を雇用するに当たっての全般的事項Q2

なお、就労ビザは一度不許可になると、再申請の難易度が上がります。仮に不許可になった場合、その理由を入国管理局に確認し、修正や再申請を検討してください。

受け入れ準備

就労ビザを取得後に具体的な入社日を決定したあとは、外国人人材が働き始められるように必要な環境を整えます。

また、可能なら日本での生活基盤を整えるためのサポートも行いましょう。生活必需品の手配など外国人人材の障壁になりやすい部分を支援することで、定着率が向上し雇用の安定化につながります。

入社後の手続き

外国人人材の入社後、企業は「外国人雇用状況報告」をハローワークへ提出します。主な届出事項は、以下の通りです。

外国人雇用状況届出は、電子申請も可能です。ただし、過去に一度でも届出を行ったことがある場合は、別途「外国人雇用状況届出電子届出切替・変更申請書」の提出が必要になります。

参照：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」

また、雇用されている外国人本人も、「住民登録」や「所属（契約）機関に関する届出」を行わなければなりません。外国人人材がスムーズに手続きできるよう、書類の準備や説明は丁寧に対応していきましょう。

業務改善助成金

業務改善助成金は設備投資などで生産性向上を図りつつ、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合に支給される助成金です。小規模事業者や中小企業を対象としており、要件を満たすことで設備投資などにかかった費用の一部を助成金として受け取れます。

業務改善助成金を利用すれば、人材教育にかかるコストがネックとなっている中小企業でも外国人を採用しやすくなるでしょう。

※3：30円・45円・60円・90円の4コース

参照：厚生労働省「業務改善助成金」

人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）

人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）は、外国人人材に配慮した就労環境の整備や職場定着に向けた取り組みを進めた場合に支給される助成金です。受給対象となる取り組みは、以下のようなものが挙げられます。

上記のうち1.と2.は必須であり、3.～5.はいずれか1つを最低限選んで対応することが必要です。外国人人材の定着率がなかなか上がらない企業は、当助成金を活用しながら働きやすい職場環境づくりにより一層力を入れていくと良いでしょう。

参照：厚生労働省「人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）」

参照：厚生労働省「人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）」ガイドブック賃金要件19ページ

キャリアアップ助成金

キャリアアップ助成金は非正規雇用の労働者に対し、正社員化や処遇改善を進めた場合に支給される助成金です。コースは正社員化支援が2つ、処遇改善支援が4つであり、それぞれ受給要件が異なります。

なお、外国人人材も同様の要件が適用されますが、正社員化支援の対象は次のような在留資格を持つ方に限られます。

参照：厚生労働省「キャリアアップ助成金（障害者正社員化コース以外）Q&A」Q6 12ページ

すでに外国人人材を雇用している場合は、当助成金を活用しながらキャリアアップを支援すると、従業員満足度や職場定着率の向上につながるでしょう。

参照：厚生労働省「キャリアアップ助成金」

参照：厚生労働省「キャリアアップ助成金支給要領」支給額35ページ～

人材開発支援助成金（人材育成支援コース）

人材開発支援助成金（人材育成支援コース）は、労働者の職業能力開発を支援した場合に支給される助成金です。具体的には次のような訓練を行った場合に、経費や賃金の一部などが助成されます。

当助成金を活用しながら外国人人材の専門的技術や知識の向上をサポートすることで、早期戦力化による生産性向上も期待できるでしょう。

参照：厚生労働省「人材開発支援助成金」

参照：厚生労働省「人材開発支援助成金（人材育成支援コース）」支給額等20ページ～

言語や常識の壁

外国人人材の採用で課題になりやすいのが、言語や常識の違いによるコミュニケーションの壁です。

日本人の多くは協調性を重んじますが、海外では個人の成果やプライベートなどを重視する傾向があります。目標やスタンスが大きく異なっていると、日本人スタッフとの足並みもそろわず、業務の進行に支障を来しかねません。

このような事態を避けるためにも就業規則は英語または母国語でまとめ、同時に外国人人材が抱きやすい疑問とその回答をまとめた質問集なども作りましょう。文化や慣習の違いに配慮しつつ、外国人人材が自身の能力を最大限発揮できる体制を構築してください。