【テンプレートあり】日本で就職するなら履歴書・職務経歴書は必須！書き方と注意点を徹底解説

履歴書：学業や職業の経歴など人物の状況を記載した書類

履歴書とは、学業や職業の経歴など人物の状況を記載した書類のことです。採用担当者が応募者のプロフィールを確認するときに使われます。

履歴書のフォーマットは、インターネットから無料でダウンロードができます。
その他、コンビニや100均（100円ショップ）でも入手可能です。コンビニで購入するなら140～349円（税込）、100均なら110円（税込）ほどかかります。ちなみに日本では、アルバイト採用の場合でも履歴書が必須になります。具体的な記載内容は、主に以下の通りです。

特に志望動機と自己PRは合否を左右する項目です。応募先企業の書類選考を通過するには、事前に業界研究をしつつ、自分の強みが伝わるように意識して記入しましょう。

なお、履歴書にはあなたの顔写真（証明写真）を貼るスペースがあります。履歴書に証明写真を貼る理由は「きちんと身だしなみを整えられる人物か」「面接時に本人がきたか」を確認するためです。企業から「履歴書の証明写真は不要」と言われていない限り、写真は貼った方が良いでしょう。

どのように記載すれば採用担当者に伝わる書類を作成できるかは、後述する「項目ごとに解説！日本の履歴書・職務経歴書の記入方法と注意点」をご確認ください。

職務経歴書：過去に従事した職務の具体的内容を記載する書類

職務経歴書とは、過去に従事した職務の具体的内容を記載する書類のことです。採用担当者が応募者の経験・保有スキルを確認するときに使われます。証明写真は履歴書の方に貼っているため、職務経歴書には不要です。

職務経歴書には規定のフォーマットはありませんが、基本的には職務概要・要約、実績、実務で学んだことを記載しましょう。応募職種と親和性があれば、アルバイト経験も記入しても大丈夫です。しかし勤務期間が短い場合はすぐに仕事を辞めてしまうという印象を与えてしまい、マイナス評価になる可能性があるため書かない方が良いでしょう。

※参照：ハローワーク「2 職務経歴書」職務経歴書の記載例14ページ

【コラム】海外のレジュメと日本の履歴書・職務経歴書の違い

海外のレジュメと日本の履歴書の違いは以下のとおりです。

海外ではリファラル（推薦）採用が多く、人材紹介サービスが存在しない国もありますが、日本ではまだまだリファラル採用は主流ではありません。基本的に日本では、どのような雇用形態であっても必ず書類選考を設けています。

事前に書類選考を実施する理由は、企業と応募者のミスマッチを防ぐためです。
企業の担当者は、履歴書・職務経歴書を面接前にチェックすることで、応募者が自社で活躍できる人材かを慎重に見極めるため、書類選考は非常に重要なプロセスになります。

日本では転職エージェントサービスを利用しても、必ず書類選考が実施されます。人材紹介会社に登録したからといって、100%希望企業と面接できるとは限らないので、気をつけましょう。

1.印鑑

紙・Web履歴書のフォーマットによっては、印鑑を押す枠（押印欄）があります。枠があれば紙の場合は認印を、Web履歴書の場合は必要な際には電子印鑑を押印しましょう。

認印とは、朱肉を使うタイプの印鑑で、役所に届け出ていない未登録の印鑑を指します。認印は100均（100円ショップ）やホームセンター、ハンコ屋で購入でき、値段は100円〜3,000円（税込）以上と使用している素材によってバラバラです。認印を購入するときには予算に合うものを選びましょう。

電子印鑑とは、パソコン上の文書に印鑑を押印できるようにしたシステムのことを指します。無料で利用できるのが特徴です。最近ではWeb履歴書が主流になっているため、電子印鑑を用いる機会の方が多いでしょう。

この項目があるのに、押印していないと「不備のある書類を提出した」と採用担当者に見なされてしまいます。書類選考でマイナス評価につながる可能性があるため、気をつけてください。

基本的には企業から指定がない限り、Web履歴書には電子印鑑を押印する必要はありません。

2.日付

履歴書の日付欄には、基本的に企業へ提出・郵送する日付を記載します。日付を記入する際の注意点として、和暦か西暦かどちらかに統一しましょう。

和暦とは、元号とそれに続く年数によって年を表現する、日本独自の紀年法のことです。西暦とは、キリスト生誕の年を紀元元年とする西洋紀年法のことをいいます。

和暦の例：令和6年
西暦の例：2024年

「2024年 和暦」などで検索すると、西暦の〇〇年に該当する和暦を簡単に確認できます。

和暦と西暦が混在していると、応募者の時系列が把握しにくくなり、読みにくい履歴書になってしまいます。そのため、和暦と西暦のどちらかで統一しましょう。

3.名前・住所・生年月日

履歴書の名前欄には、姓名を記載しましょう。姓（ラストネーム）と名（ファーストネーム）の間にはスペースを入れます。ふりがなの欄には履歴書の表記に合わせて、ひらがな・カタカナを記入します。

住所欄は、郵便番号、都道府県、番地、建物名、部屋番号の順番に記載しましょう。名前欄と同様に、ふりがなも書き忘れないようにしてください。

生年月日欄には、「（Year）年/（Month）月/（Day）日生」の順番で記入しましょう。

4.電話番号

履歴書の電話番号欄には日中連絡がつくものと、緊急連絡先として自宅や家族の電話番号も記載しましょう。固定電話がなければ、携帯電話の番号を記入してください。社用携帯や内線は会社の所有物なので、記載してはいけません。

緊急連絡先は、応募者本人の電話番号につながらないときに利用するものです。例えば面接時間になっても、応募者が来社しておらず、履歴書に記載してある電話番号にかけてもつながらない場合などに使われます。

5.メールアドレス

履歴書のメールアドレス欄には、Gmailなどパソコンで使っているものを記載しましょう。メールアドレスを見ただけで誰のものなのかがわかるものがベストです。

ドコモなどのキャリアメールだと企業からのメールが届かない可能性もあるので、必ずパソコンで使っているものを記載しましょう。書類選考の結果や面接日程などはメールでやりとりすることが多いため、正しいメールアドレスを記入してください。

6.学歴

履歴書の学歴欄には、最終学歴の1つ前から記載しましょう。最終学歴とは、最後に卒業した学校ではなく、最も高い教育機関のことを指します。大卒の場合、1つ前の学歴（高卒）から記載します。このとき、学校の正式名称・学部・学科・専攻コースも省略せずに記入してください。留学経験が1年以上ある場合は、留学期間・国・学校名も書いておきましょう。

※すべての学歴を記載した後は「以上」（これ以上記載することはないという意味）を記入します。

履歴書の情報をもとにビザの取得や入社手続きを進めるため、入学年月・卒業年月は間違えないように気をつけてください。

7.職歴

履歴書の職歴にはアルバイトを含め、すべての入社・退社を記載してください。アルバイト経験が多い場合は直近のものを書きましょう。業務内容やポジションなどの詳細は職務経歴書に記入します。

退職理由は基本的に「一身上の都合により退職」で大丈夫です。例えば、家庭の事情で退職した（結婚、介護、出産）など、特別な理由がある場合は履歴書に詳細を書いても構いません。ネガティブな退職理由だと、入社したときに同じ理由で退職されそうだと判断されてしまうため、記載しないようにしましょう。

派遣社員として活躍していた場合は、入社時期に「契約社員」と記載してください。退職理由は「契約期間満了により退職」で大丈夫です。長期の離職期間がある場合は、その理由も履歴書に明記します。

8.免許・資格

履歴書の免許・資格欄にはこれまでに取得した免許・資格名を正式名称で記入します。取得年月が早いものから順に記載しましょう。

多くの免許・資格を保有している場合は、応募職種と関連があるものを記入してください。免許・資格を取得していない場合は「特になし」と記載します。

9.扶養家族

履歴書の扶養家族欄では、結婚している場合は配偶者項目の「有」に〇をつけましょう。配偶者を除く扶養家族がいる場合、人数を記載します。扶養家族とはあなたの収入で養っている家族のことで、年収が130万円以下の子どもがいる場合、これに該当します。

配偶者の扶養義務は、相手の収入が130万円以上の場合は「無」130万円以下の場合は「有」に〇をつけてください。

独身の場合は、配偶者・配偶者の扶養義務ともに「無」に〇をつけてください。

10.本人希望・通勤

履歴書の本人希望欄には、例えば以下のようなことを明記します。

その他、給与や待遇などは「貴社の規定に従います」と明記するのがルールです。転居予定や持病を持っているなどの特筆事項があれば、記載しておきましょう。

通勤欄では、会社までの通勤時間と最寄り駅を記入します。最寄り駅とは、自宅から一番近い駅のことです。遠方に住んでいる場合、通勤が可能なのか採用担当者が疑問に感じます。例えば「入社後に転居する」など、問題なく通勤できる旨を記載しましょう。

11.志望動機・自己PR

履歴書の志望動機・自己PR欄にはそれぞれ以下のようなことを記載します。

志望動機：自分の強みが企業に貢献できることをアピールする
自己PR：人柄がわかるエピソードを記載する

この2つの項目は、書類選考の通過や採用・不採用を決定づける重要な要素になります。
以下、詳しく解説していきます。

志望動機は、履歴書の中でも書類選考や面接通過に関係のある重要な部分です。どこの企業でも通じるような応募理由だと、書類選考の時点で落ちてしまう可能性があります。

そのため事前に企業サイトや企業の口コミをみて、会社の特徴を知ることが大切です。自身の体験談と企業の特徴を掛け合わせた志望動機を記載できれば、説得力のある内容になります。

志望動機を書く時の注意点として「給与が魅力的だったので応募しました」など、待遇面について記載するのはやめておきましょう。給与面を応募理由に挙げてしまうと「給与の高い企業があったらすぐに転職しそう」と思われてしまうためです。

もし自分の強みが思いつかなければ、「外国人専門の転職エージェントBluee」の転職サポーターに相談してみましょう。

自己PRでは人柄がわかるエピソードを記載しましょう。特に応募するポジションに合う強みを話すことが大切です。求人募集に「求める人物像」が記載してある場合があるため、参考にしましょう。

このエピソードから、コミュニケーションスキルがあるだけでなく粘り強そうな人だとイメージできます。できる限り、具体的な経験や事例を出すと面接担当者に伝わりやすくなるでしょう。

証明写真について

履歴書には証明写真の貼り付けが必須です。写真のサイズは以下のように決まっています。

縦：36～40mm
横：24～30mm

証明写真は、あなたの雰囲気を採用担当者に伝えられる重要な要素です。採用担当者は、直近の雰囲気を知りたいため、撮影してから3ヶ月以内の写真を使用しましょう。

証明写真を撮る方法として、写真屋、証明写真機、自撮りの3種類があります。

【写真屋、証明写真機、自撮りの違い】

基本的には写真屋で証明写真を撮影するのが良いでしょう。プロのスタッフが顔の角度・光のあたり具合を調整し、表情のつくりかたもアドバイスしてくれるためです。
何社もエントリーする場合は、証明写真データを受け取れるところを選びましょう。

履歴書を郵送する場合は、万が一写真が剥がれてもすぐ誰のものかわかるように、証明写真の裏に名前と撮影した日付を記載してください。

職務経歴：業務で何を学びどう成長できたかをアピールする

職務経歴書には、職務経歴の概要、各職種の詳細（担当業務やポジション）を記載します。その詳細欄にこれまで担当した業務で何を学び、どのように成長できたかをアピールしましょう。

中途採用の場合、即戦力を求めている企業がほとんどです。担当業務と具体的エピソードを記載することで、どう会社に貢献できるかをアピールできます。

活かせる知識とスキル：1つに絞って記載する

職務経歴書の活かせる知識とスキルを記入スペースは小さいことが多いため、1つに絞って記載しましょう。

希望職種の業務に活かせる知識・スキルがあれば記入しておくと、即戦力として活躍できることをアピールできます。